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A differenza dei raggruppamenti semplici, queste classificazioni non dipendono dai dati contenuti nell'archivio: possono essere create sia attraverso una serie di regole basate sui dati presenti su altri archivi che in modo manuale ( con funzioni di taglia-incolla o drag-and-drop).
Un esempio tipico di classificazione basata su regole è l’ABC nel quale le categorie vengono determinate in base alla percentuale di fatturato di un certo periodo. Altro esempio tipico potrebbe essere quello in cui le categorie dei clienti sono create a seconda della data del loro ultimo acquisto dividendoli in: nuovi, stabili, non acquistano da 2 mesi, nessun acquisto nell'anno, ecc.
È importante notare che i dati usati possono essere anche molto diversi tra di loro. Nell’esempio dei clienti si potrebbe creare un raggruppamento basato sulla modalità di pagamento che evidenzi, in categoria a parte, i clienti particolarmente importanti e quelli con debito particolarmente elevato.
Questa funzione é stata pensata per poter adattare il programma al "linguaggio aziendale" in modo estremamente facile; per casi particolari possono essere create funzioni di selezione per soddisfare qualunque esigenza.
Come giá detto, é possibile anche, spostare manualmente i dati tra le varie categorie, anche se impostate in modo automatico, per gestire casi particolari.
Un esempio di gestione manuale potrebbe essere quello dei prodotti in promozione: può essere creata una categoria che raggruppa i prodotti in promozione in un certo periodo, potendo poi confrontare le variazioni di vendita solo di questi.
Altro esempio di utilizzo potrebbe essere nella definizione o ridefinizione dei giri agenti: in questo caso il giro ipotizzato può essere verificato sia come "percorso" che come distribuzione dei clienti importanti.
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